От одного из читателей поступил вопрос “Как измерить эффективность собраний?”. Для себя я вывел следующую формулу эффективности собрания: количество входящих проблем должно быть равным количеству исходящих решений.

В этой формуле заключены все важные компоненты:

  • на собрание люди приходят подготовленными
  • проблема изучена и коренные причины установлены
  • предварительно разработаны сценарии решения

На собрании остается только принять решение и получить согласие всех участников на выполнение действий.

Если же предварительная подготовка не была проведена длжным образом и участник собрания вынес на обсуждение проблему без решения, то вряд ли удастся принять решение непосредственно на самом собрании. Проблему зафиксируют в повествке дня, но в качестве действий будет “назначить отдельное совещание”. В дальнейшем детали решения проблем будут записаны и уточнены.

Для всех собраний разработан единый бланк. каждое следующее собрание начинается с проверки открытых вопросов прошлого собрания. Таким образом ни одна из проблем не остается забытой или нерешенной.

Итак, для эффективного собрания нужно сделать так, чтобы ни одна проблема не осталась без решения и не была забыта. Идеальное собрание подчиняется формуле: количество входящих проблем должно быть равным количеству исходящих решений.